Что в шаблоне и зачем каждый лист
Шесть листов, и каждый отвечает на один вопрос. Данные не повторяются: клиента заводят один раз, а на остальных листах выбирают его ID из выпадающего списка. Так опечатка в имени не разобьёт одного клиента на двух.
| Лист | Что записываете вы | Что считается само |
|---|---|---|
| Клиенты | ID, имя, телефон, цель, ограничения по здоровью, дата начала, откуда пришёл, статус | — |
| Пакеты | ID пакета, клиент, дата покупки, сколько занятий, цена, срок действия в днях | Дата окончания, использовано, осталось, состояние: действует, закончился или срок истёк. Остаток 2 и меньше подсвечивается |
| Посещения | Дата, клиент, пакет и статус: проведено, перенос, неявка со списанием, отмена без списания | Проверка, что пакет принадлежит этому клиенту |
| Оплаты | Дата, клиент, сумма, способ (Kaspi, Halyk, наличные, перевод, другое), за что | Сводка по каждому клиенту: стоимость пакетов, оплачено, долг |
| Тренировки | Дата, клиент, упражнение, подходы, повторения, вес, заметка | — |
| Как пользоваться | Восемь правил работы с шаблоном | — |
Колонки с серым заголовком заполнены формулами на сотни строк вперёд, писать в них не нужно. В шаблоне по три строки примера: «Клиент 1–3» и пакеты «П1–П3». На них видно, как списываются занятия и откуда берётся долг. Перед работой очистите в этих строках ячейки под тёмными заголовками, но не удаляйте сами строки и не трогайте серые колонки: формулы в сводке ссылаются на строки листа «Клиенты».
Формулы в шаблоне самые простые — COUNTIFS, SUMIFS и IF, поэтому он одинаково работает в Excel и в Google Таблицах. Валюта не указана: суммы записываются числом, в тенге или в рублях — как вы работаете.
Какие данные о клиенте стоит собрать на первой встрече и как вести его без тетради, мы разобрали отдельно: как вести клиентов персональному тренеру без тетради.
Как открыть шаблон в Google Таблицах
- 1Скачайте файлШаблон .xlsx сохранится на компьютер или телефон.
- 2Загрузите файл на Google ДискЗагрузите скачанный файл на Google Диск и откройте его в Google Таблицах. Формулы шаблона — только COUNTIFS, SUMIFS и IF, они работают и там. Чтобы дальше работать в формате Google Таблиц, выберите «Файл → Сохранить как таблицу Google».
После этого таблицу можно открыть в приложении Google Таблицы на телефоне. Отдельной копии в Google Таблицах, которую можно скопировать по ссылке, у нас нет — только файл.
Как вести пакеты: перенос, неявка, сгорание, предоплата
Таблица считает честно только то, о чём вы договорились. Поэтому сначала правила, потом формулы. До первой оплаты назовите клиенту и запишите: за сколько часов можно перенести занятие без списания, что будет при неявке, сколько действует пакет и когда платить за следующий. Удобно держать эти правила одним сообщением в переписке с клиентом.
| Статус | Когда ставить | Списывается из пакета |
|---|---|---|
| проведено | Занятие состоялось | Да |
| перенос | Клиент предупредил в срок и занятие переносится. Новую дату добавьте отдельной строкой | Нет |
| неявка со списанием | Не пришёл или отменил позже, чем разрешают ваши правила | Да |
| отмена без списания | Отменили без переноса: болезнь, ваша отмена, исключение по договорённости | Нет |
Строку ставьте на каждое назначенное занятие, а не только на проведённое. Тогда через месяц видно не только сколько занятий списано, но и сколько раз клиент переносил и пропускал. Это пригодится в разговоре, если отмены станут системой.
- Сгорание. Шаблон сам ничего не сжигает. Когда срок пакета прошёл, в колонке «Состояние» появится «срок истёк», а остаток останется виден. Дальше решаете по своим правилам: сгорели занятия — пакет просто закрыт; продлили — увеличьте «Срок действия, дней».
- Заморозка. Отпуск или болезнь на две недели — прибавьте 14 к сроку действия и запишите причину в заметке к посещению.
- Предоплата. Клиент заплатил до начала пакета — сразу заведите пакет и запишите оплату. Если пакет ещё не заведён, долг в сводке станет отрицательным: это и есть предоплата.
- Разовое занятие. Заводите его пакетом на одно занятие. Иначе оплата за него повиснет в сводке как предоплата.
Жёлтый остаток — в пакете два занятия или меньше. Это удобный момент показать клиенту, чего он добился, и обсудить продление, пока пакет не закончился посреди недели.
Как считать долги
Долг в шаблоне считается одной формулой: стоимость всех пакетов клиента минус все его оплаты. Больше нуля — клиент должен. Ноль — рассчитались. Меньше нуля — клиент заплатил вперёд. Сводка стоит справа на листе «Оплаты», по строке на каждого клиента, и заполняется сама.
- Оплата частями. Каждая часть — отдельная строка в «Оплатах». Долг уменьшается с каждой строкой. В колонке «За что» пишите пакет: «П2, вторая часть».
- Скидка. Ставьте в пакет цену уже со скидкой, а не полную: иначе скидка навсегда повиснет долгом.
- Возврат. Запишите оплату отрицательной суммой, например -16000, а в «За что» — причину.
- Оплата за другого человека. Записывайте за того клиента, чей пакет оплачен, а кто платил — в «За что».
Главное правило — записывать оплату в день, когда пришли деньги, а не в конце месяца. Перевод, который не записан за конкретным клиентом сразу, через три недели уже не с чем связать.
Ежемесячная сверка
- 1Сверьте оплаты с банкомОткройте историю переводов в Kaspi, Halyk или своём банке за месяц и проверьте, что каждое поступление от клиента есть на листе «Оплаты». Наличные сверьте по памяти и переписке.
- 2Сверьте посещения с календарёмПройдите по календарю и переписке: у каждого назначенного занятия должна быть строка на листе «Посещения» с верным статусом.
- 3Посмотрите на пакетыОтфильтруйте лист «Пакеты»: жёлтые остатки и «срок истёк» — клиенты, с которыми пора говорить о продлении.
- 4Посмотрите на долгиВ сводке на листе «Оплаты» всё, что больше нуля, — повод для короткого сообщения клиенту с цифрой и пакетом, за который осталось заплатить.
- 5Обновите статусы клиентовКто не тренировался месяц — «пауза», кто закончил — «ушёл». Строки не удаляйте: история пригодится, если клиент вернётся.
Где таблица начинает мешать
Таблица — рабочий инструмент, и пока клиентов немного, её хватает. Но у неё есть пределы, и узнаются они по одинаковым признакам:
- Клиентов много. На каждое занятие — строка в «Посещениях», и через полгода их тысячи. Найти, что было у одного клиента, получается только фильтрами.
- Клиент не видит свои данные. На вопрос «сколько у меня осталось?» вы открываете таблицу и отвечаете в мессенджере. Показать ему историю тренировок можно только скриншотом.
- Всё держится на ручной отметке. Формула считает верно, пока строка добавлена. Забыли отметить вчерашнее занятие — остаток неверный, и узнаёте вы об этом в конце пакета.
- Телефон в зале. На маленьком экране выпадающие списки и узкие колонки неудобны, поэтому тренировку записывают вечером по памяти.
Если это про вас, посмотрите, как устроен учёт клиентов и абонементов в YNTA. Занятия там списываются из пакета автоматически, и приложение напоминает, когда они заканчиваются. Клиент видит расписание и историю тренировок у себя в телефоне. YNTA ведёт учёт оплат, а не принимает их, и выгружает платежи в CSV и Excel — к таблице можно вернуться в любой момент. Если таблица справляется, оставайтесь в ней: шаблон для этого и сделан.